Organização do espaço de trabalho

Um desafio a ser vencido nas modernas sociedades de serviços

Na gigantesca sociedade de serviços em que se transformou a economia mundial, os bens econômicos não nascem mais em linhas de montagens e instalações industriais.

A quase totalidade da produção acontece mesmo é nos escritórios, a partir da integração planejada e harmônica de pessoas, móveis, máquinas espaço, som e luz. Organizar o espaço de trabalho integrando eficazmente as diferentes forças que nele convivem, e tendo como resultado os mais elevados índices de produtividade (partindo da satisfação dos colaboradores), é um dos grandes desafios que o mundo corporativo tem pela frente. Em suma: Criar ambientes onde pessoas trabalham felizes, motivadas e saudáveis.

De uma forma geral, podemos agrupar as diferentes forças que convivem num escritório em 6 grupos. O principal deles é o das pessoas – a força humana. Como toda organização é voltada para que essa força produza mais e melhor, vamos analisar os demais, os 5 demais blocos.

Espaço

Um escritório pode ter problemas se tiver muito ou pouco espaço. Muita área cria uma série de atritos de relacionamento e comunicação. Pouca área provoca uma saturação comportamental, resultando em uma série de sacrifícios produtivos. Na realidade, o escritório deve possuir um limite máximo e necessário e um mínimo suportável.

Equipamentos

Podemos observar que nos últimos anos, houve uma total transformação dos escritórios. Hoje o escritório se transformou numa central inteligente de pessoas, equipamentos e serviços. Os prédios mais modernos são chamados de “inteligent buildings”, porque a tecnologia e informática transformaram o conceito do trabalho do homem em: eficiência, qualidade, competência e rapidez.

O preço do metro quadrado está cada vez mais caro, enquanto que o elemento humano cada vez mais especializado, assim o seu local de trabalho deve ser condizente com a sua atividade profissional. As máquinas e tecnologia que hoje englobam os itens de utilidades de um escritório estão se multiplicando. E a correta instalação destes equipamentos é importante para preservar o patrimônio da empresa, e conseguir o melhor retorno do capital/performance investidos nos equipamentos.

Infra-estrutura e serviços

Infra-estrutura: podemos dizer que todo o conjunto de instalações necessárias para o bom funcionamento de um escritório é formado basicamente, pelas instalações elétricas e sistema de malhas de piso, contando com as redes elétrica, elétrica estabilizada, telefonia e dados. Sendo assim, quanto maior for a instalação e a distribuição, melhor será o desempenho e combinação de flexibilidade do layout e dos equipamentos.

Mobiliário

Existem inúmeros tipos de mesas e cadeiras, porém a melhor combinação entre esses itens permite uma substancial economia de espaço, mobilidade, flexibilidade e conforto.
A combinação desses itens é feita através do trabalho de diagnóstico ou “Space Planning”. Pois, sem uma padronização ou normas de ocupação é extremamente difícil conseguir um projeto eficaz. Áreas que possuem uma concentração muito grande de mesas e pessoas, acabam provocando uma dispersão no trabalho, não permitindo que o funcionário desempenhe o seu trabalho da melhor forma.
Podemos afirmar que a cada 1 hora de trabalho se perde no mínimo 10 minutos, em função da dispersão neste tipo de ambiente de trabalho, o que resulta na perda de pelo menos 1 por dia. A soma destas horas ao longo do ano acarreta a necessidade de mais contratações para suprir a deficiência de produtividade, isto é, um substancial aumento de custos totalmente desnecessário.

Conforto ambiental

O clima de um escritório se estabelece, por completo, com soluções adequadas para os problemas de som, luz e ar/temperatura.
A acústica, por exemplo, é um dos fatores mais importantes no item concentração.
Pesquisas comprovam que pessoas expostas a ruídos não conseguem elaborar trabalhos intelectuais e de concentração. Além disso, o ruído é um dos fatores que provocam o stress nas pessoas, produzindo uma perda na qualidade do trabalho e ainda, problemas diversos de saúde, que podem ser evitados através de um projeto de organização de espaço adequado.
Conforto térmico é outro item importante no conjunto de medidas de um projeto. O ar condicionado, além de conseguir manter uma uniformidade de temperatura, permite que os funcionários trabalhem em ambiente fechado, evitando que poeira, vento e intempéries do clima externo alterem o clima interno.

Equilíbrio entre iluminação natural e artificial. Este ponto precisa ser muito bem dosado. Por exemplo, o sol incidindo diretamente provoca além do aumento de temperatura, provoca (ao longo do tempo), um stress visual aos usuários funcionários. Isto acontece também com a iluminação artificial vinda de cima.

Concluindo, podemos afirmar com total segurança que o fator ORGANIZAÇÃO DO ESPAÇO DE TRABALHO, é um dos mais fortes elementos de influência no sucesso das corporações. Isso porque, seu impacto no elemento mais importante do processo, O SER HUMANO, é decisivo para que esses resultados possam acontecer.