Plano de mudança: você sabe o que é isso?

A empresa Cia&CIA decidiu  que seria melhor realizar o fitout de sua sede, afinal estava crescendo e precisava de um espaço mais nobre para seu escritório. Todo o trabalho de escolha do novo endereço foi realizado. Contratou-se uma empresa de arquitetura corporativa especializada. O projeto ficou pronto. Todos gostaram. A obra corporativa aconteceu dentro do prazo e do budget previstos. Deu tudo certo. Agora só faltava a parte mais “fácil” do processo: A mudança.

Embora o cliente tenha sido alertado sobre a importância de se realizar um plano de mudança, o gerente administrativo da Cia&Cia resolveu que ele mesmo poderia se encarregar desta responsabilidade. Não havia a necessidade de “grandes planos”. Ninguém estava muito preocupado, afinal a companhia contava “apenas’ com 40 funcionários. Bastava contratar uma empresa de transporte que garantisse que  de tudo iria ser entregue como prometido, isto é, no local e na datas combinadas.

Foi aí que as coisas começaram a ficar complicadas. Na segunda feira seguinte à mudança, a vida do nosso gerente havia virado um inferno. Vários computadores estavam trocados, pertences pessoais haviam sumido, muitos equipamentos não haviam sido remontados, os clientes não haviam sido informados das mudanças dos ramais, os funcionários não sabiam onde ficavam os serviços de apoio (bancos, restaurantes, ônibus, metrô) na nova região. A cada novo problema que surgia, mais evidente ficava a realidade. A empresa estava imobilizada. O quebra cabeça não tinha sido remontado da forma correta. Havia faltado a última peça do processo. O Plano de Mudança. Mas o vem a ser um verdadeiro plano de mudança?

O objetivo do Plano de Mudanças é disponibilizar um sistema de gerenciamento que permita ao cliente um perfeito e completo domínio dos processos de conclusão de uma obra corporativa, início da operação do empreendimento e acomodação de seu quadro de funcionários com plena capacidade emocional e produtiva.

Segundo os gestores da Easy, os dois princípios fundamentais que devem sempre ser seguido nessa fase são:

• Processo físico de mudança e suas consequências para a produtividade da empresa;
• Impactos psicológicos da mudança sobre os funcionários e suas consequências para o sucesso do empreendimento e suas potencialidades.

Veja a seguir, os 12 Mandamentos da Boa Mudança. Eles são a base dos serviços desenvolvidos pela Easy para que a mudança de sede em um fitout, seja bem sucedida.

Os 12 Mandamentos da Boa Mudança

1. Elaboração e acompanhamento de um detalhado Plano Diretor de Mudança – PDM;

2. Elaboração, integração e acompanhamento sistemático do cronograma único de macro-atividades, envolvendo todos os serviços de finalização de obras, disponibilização de sistemas e equipamentos e organização dos departamentos;

3. Desenvolvimento de formulários específicos para  suporte ao PDM;

4. Cadastramento e integração das empresas Provedoras de Serviços –contratadas pela Empresa Cliente;

5. Elaboração de um completo Programa de Treinamento dos funcionários envolvidos neste fase;

6. Elaboração de requisição de propostas e concorrências, completa análise e a indicação das oportunidades de custo e sistemas mais adequados ao perfil da Empresa Cliente durante a fase de contratação da empresa para transportes externos e internos;

7. Organização de discussões junto aos Departamentos designados pela Empresa, visando à minimização dos impactos negativos e a maximização dos impactos positivos resultantes.

8. Acompanhamento e atualização dos canais de comunicação aos funcionários;

9. Controle dos suprimentos básicos para suporte as operações da Nova Sede durante o processo;

10. Coordenação de um Help Desk para apoio ao sistema de mudanças;

11. Acompanhamento das instalações de equipamentos especiais tais como Geradores, no breaks, pontos de energia normal, energia alternativa, voz e dados nas estações de trabalho, instalação de cabeamento estruturado, montagem dos mobiliários, montagem de divisórias e demais necessários à ocupação do prédio;

12. Acompanhamento junto à transportadora em todos as etapas da mudança.